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过程方法在的理解与有效应用

日期: 2018-09-14
浏览次数: 32

ISO9001在2015年年改版时,有一个特别的变化,这个变化就是强调了 在企业建立质量管理体系过程中,应当应用“过程方法”。过程方法同样也被列入到了质量管理的“新七大管理原则 ”当中。

在ISO9001标准引言中,0.2条款的质量管理原则对过程 方法的表述是:“将相关的活动和资源作为过程进行管理,可以更高效地得到期望的结果”。在ISO9001质量管理体系标准 引言原文如下:


0.2 过程方法

本标准鼓励在建立、实施质量管理体系以及改进其有效性时采用过 程方法,通过满足顾客要求,增强顾客满意。

为使组织有效运作, 必须识别和管理众多相互关联的活动。通过使用资源和管理,将输入转化为输出的活动可视为过程。通常,一个过程的输出直接形成 下一个过程的输入。

组织内诸过程的系统的应用,连同这些过程的 识别和相互作用及其管理,可称之为“过程方法”。

过程方法的优点是对诸过程的系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制。

过程方法在质量管理体系中应用时,强调以下方面的重要性:

a) 理解并满足要求;

b) 需要从增值的角度考虑过程;

c) 获得过程业绩和有效性的结果;

d) 基于客观的测量,持续改进过程。


从上边的这些信息中不难看出,要想让一个 公司建立的质量管理体系有效,必须控制过程的最基本的四个元素,也就是:“输入、输出、活动和资源”。这四个元素构成过程的基本单元,彼此形成相互联系和支持的关系。过程控制就是从这四个元素入手,分析它们之间的关系和相互顺序与作用, 这也是理解这些过程的初始条件。对于过程控制的原则要从四个方面来入手,这就是:


(一)“理解并满足要求”。这 里的理解是:首先来识别出质量管理体系所需要的过程,对这些过程要分类,并明确管理基本要求,在此基础上再进一步明确不同的 过程在质量管理体系中所起到的作用和必要性;其次,要对这些过程的四个基本元素进行充分的解析,明确这个过程要素的基本要求 ,根据分析的结果再建立相应的控制条件和标准,确保过程输出结果满足要求。


(二)“需要从增值的角度考虑过程 ”。质量管理体系所需要的过程必须是增值的,一个不增值的过程一定是多余的过程,因此,对质量管理体系所有过程的管理, 是要从增值的角度来考虑。但我们要区分过程的增值也存在着显著增值和隐性增值这两种情况。比如:在产品实现过程中,标准的过 程模式图中明确指出这些过程是一个组织的增值活动。如:订单的处理,通过接收顾客的订单并有效的处理订单,公司从订单中获取了收益。这类过程是显著增值过程。但在标准其它章节中的这些过程里,表面上看,暂时不会带给一个组织的直接效应,但这类过程 长期存在,却不断会给组织产生隐性收益。比如:培训活动,有专家指出,一个企业在培训上投入1元钱,在未来三年中,会给组织带 来4元的收益。这些效益是在其它边际上产生出来的。培训的效益是通过操作熟练、效率提升、低的不良率、积极性等方面上突现出来 。


(三)“获得过程业绩和有 效性的结果”。我们不仅是要对过程建立控制原则,从增值角度来管理过程,还要对过程的业绩和有效性结果进行关注,不是简 单的建立过程原则就完成了任务。很多企业存在这样一种管理思想,以为设立了一个部门,它就应当去做这这类的事情。我曾经辅导 过一家企业,这个企业的老板部门到是设立的很全面,但各部门内部做事的结果却是一团糟。比如在仓库,物料数量、品种、摆放区 域没有系统规划,来了物料就放仓库一堆,使用时到处找。更有甚者,连仓库台帐这项基本的工作都没做到位。这样的过程是建立了 ,但从有效性和业绩角度出发,就存在很大缺陷。这就要对过程设立相应目标体系,对过程输出结果建立相应的数据统计与分析活动 ,为持续改进打下坚实基础。


(四)“基于客观的测量,持续改进过程”。过程目标建立后,过程的管理者应当从管理过程的角度出发,对这些过程实施定期 的监视与测量。这在IATF16949标准中也明确给出了要求。标准条款 “过程效率”是这样规定的:“最高管理者必须评审产品实现过程和支持过程,以确保它们的有效性和效率”。这里的最高管理者在指南中明确指出是过程的管理者, 而不是指一个企业的最高领导。也就是企业每个管理层次都应当对过程结果负责任,并建立适当的测量,获取相应监测数据以便于及时改进过程的有效性和效率。在这里提到的过程包括两个方面的含义,一方面是组织的运作过程,另一方面是组织的产品制造过程。


以上这四个方面要求,是依据“PDCA”的思想提出的,对组织建立的所有过程,采用“PDCA”的管理思想来管理,这是建立好系统的最基本 要求和工作方法。不论是ISO9000,还是IATF16949,或是 其它体系,都是依据这个原则开展管理控制活动的。


理解了为什么在建立一个组织的质量管理体系时,要采取过程方法 来主导整个体系的建立、实施、保持和持续改进活动。接下来我们就讨论,如何建立组织的质量管理体系,尤其是在汽车制造行业如 何运用过程方法来建立相应的管理体系。在ISO9001标准条款4.1中明确指出运用过程方法思想来建立质量管理体系。首先要识别过程 ,对过程运作、活动顺序和相互作用进行识别,其次对过程运行的方法规定具体的条件和标准。

如何能更好、更全面的识别出过程?怎么建立的过程运作控制条件和 标准是适宜的,这样的问题在ISO9001中并没有具体的给出方法和答案,更多的人在建立质量管理体系时采用的原则是生搬硬套的方法 ,按照别的企业的模式来做,或是天下体系一大抄,不管有没有用,先拿来变成自己的东西。这就造成了很多企业在推行ISO9000质量 管理体系时,不能有效的来推行,或是感觉体系推行是一项很麻烦的工作;实际运行和体系规定的是完全两回事,结果是运作“ 两张皮”,记录都的补的,没有有效性和效果。在推行ISO/TS16949时,IATF(国际汽车工作小组)明确规定具体的识别方法并配 有经典案例,以下我来从经典案例入手,看看IATF是如何指引的。

一个组织的存在必须是要有效益,也就是要 赚钱的,这样的组织才有生存动力和存在的意义。那这个组织就一定存在一些增值的活动(过程),组织是通过这些活动的完成来产 生收益。这些过程是一个组织最基础的活动,对于这些增值的过程识别就显的尤其重要,组织的价值是体现在这些过程中,它也构成 了组织的基本元素。我们来看下IATF提供的案例:

典型案例:汽车经销商和服务中心

Smith先生并不满意自己汽车的性能,他决定花些时间他较近的汽车 经销商和服务中心为自己的汽车进行诊断分析。对他来说这是一个新的地区,他对服务中心提供的所有服务并不熟悉。Smith先生希望 汽车能够得到诊断分析并完成维修。但是如果分析维修看不到效果,他准备购买一辆新的或二手汽车。

当抵达汽车经销商处,他看到指示销售部和服务中心入口的一个简 要说明标示。他走进服务中心询问服务中心经理关于为他的汽车诊断分析的问题。Smith先生了解到,服务中心能够立即为他的汽车诊 断分析。

在进行诊断分析后,服务中心经理向Smith先生说明情况。 因问题比较严重,Smith先生认为自己最好还是购买一辆新的或二手汽车。

Smith先生被介绍给一位汽车销售员Jones先生,他了解到Smith先生 考虑购买一辆车的需求。这些选项包括如汽车的大小、颜色,当然还包括价格。经过双方商讨,Jones先生给Smith先生看了汽车销量 表。

Smith先生认为最好的选择是修理好他的老汽车,并且买一辆二 手车。他的旧汽车给他上大学的儿子,为自己挑选一辆完全适合他需求的二手车。

在商讨结束后,他决定修理他的车并且购买一辆二手车。Smith先生 被介绍给了销售经理Frugle先生,Frugle先生为他准备了解释付费方式和借贷。Smith先生做了他的选择。所有事情已经办完,他开着 他的新买二手车和一张记录他何时能取回修理好的旧车的凭单。Smith先生非常高兴。

从上边这个案例中,我们不难看出,一个组 织的盈利一定是从顾客那获致的价值认同,只有客户愿意成交,并付清所有款项后,组织的价值才能得到认可。同样组织的增值活动 才会变得的意义。因此,组织的增值活动一定是必须围绕着顾客的需求开展的。一个组织要想从客户那里获取利润,只有客户的需求 被充分满足了,组织创造的价值才能实现。这样我们建立质量管理体系时,我们应当建立那些活动(过程)来满足顾客要求就很明确 了。也就是说,一个公司应当存在什么样的部门来处理顾客的事情,这是创建一个公司最基本元素。

要建立这些过程,我们就需要理清楚顾客有 那些需求,识别顾客需求是我们那立质量管理体系的第一步,从上边这个案例中,我们看看Smith先生都产生了那些需求。

a、Smith先生需要对汽车进行诊断分析;

b、Smith先生希望汽车能够完成维修;

c、对Smith先生来说这是一个新的地区;

d、他走进服务中心询问服务中心经理关于为他的汽车诊断分析的问 题;

e、Smith先生认为自己最好还是购买一辆新的或二手汽车;

f、Smith先生需要了解汽车的大小、颜色,当然还包括价格;

g、Frugle先生为他准备了解释付费方式和借贷;

h、所有事情已经办完,他开着他的新买二手车和一张记录他何时能 取回修理好的旧车的凭单。

这些都是从本案 例中分析出来的有关Smith先生产生出的明确的需求,从上述案例中也可以看出,这家汽车经销和服务中心针对客户产需要一一做出了 安排,最后的结果是他买了二手车并且维修了他的车辆。汽车经销和服务中心从中一定也获得利润。

请大家考虑一下:在这个案例中,Smith先 生还会产生那些隐含的需要?而这些活动必须让一个组织建立内部活动(过程)来满足?




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